SPECIAL TERMS AND CONDITIONS OF THE ARCTIC CAMERA COMPANY
Arctic Camera Co. is a travel agency accredited by the Competition and Consumer Authority (Registration number 456/19/Mj). We arrange tailor-made bird and nature photography tours, bird excursions as well as landscape photography and nature photography workshops for small groups and individuals in the Nordic countries. As a participating traveller, it is important that you have carefully acquainted yourself beforehand with all the terms and conditions that apply.
Once the advance payment is made, the traveller accepts the terms and agrees to adhere to all the guidelines.
The trips are tailored to each tour’s specific clientele and the destination’s weather conditions can affect the contents and timetable of the tour programme. For example, a boat trip might be cancelled due to severe wind, or a snowstorm can block access roads causing delays. In addition to general guidelines applicable for a package tour, due to the special nature of the trip the following special terms will also be applied:
- The reservation and payment of the trip
You can book your trip either by email or by phone. Shortly after, you will receive an advance payment bill, either by email or post, which can be paid by bank transfer. Twenty percent (20%) of the total price of the trip is payable at the time of booking. The reservation is confirmed when the customer has paid the invoice.
Arctic Camera will confirm its reception of the payment. This establishes a contractual agreement between the traveller and Arctic Camera.
Arctic Camera will send a bill for the unpaid balance. The balance of the payment is due no later than 30 days before the start of the trip. If the client fails to cover the remaining balance, Arctic Camera is entitled to keep the deposit payment as cancellation compensation. When booking a trip which will depart within 30 days of the time of booking, the client must pay the full cost of the trip at the time of booking.
The client who reserves a trip for the group will be named the contact person for that group. The contact person is entitled to act as spokesperson for the group and negotiate binding travel arrangements with Arctic Camera. The contact person is responsible for providing information about the terms and conditions and other relevant matters to all members of the group.
Day excursions which don’t include accommodation fees can be paid in full during the trip, by bank transfer, credit card or cash payments.
2. Realization of the Organized Trips
The trip will be realized if there are a minimum of four reservations. Arctic Camera reserves the right to cancel the trip should this not be the case. In this case, the participants will be notified of the cancellation no later than 30 days prior to the trip’s planned start date. The advance payment deposit will be reimbursed to the participants who had signed up for the cancelled trip. Arctic Camera will not be held responsible for other costs and fees incurred by the clients, such as airline reservation fees or other travel costs to reach Ivalo, until Arctic Camera has confirmed the trip’s realisation. For this reason, we recommend that our clients wait until after Arctic Camera has confirmed a trip’s realization to finalize their travel bookings and arrangements.
3. Cancellation terms
Due to the special nature of Arctic Camera’s tours, we reserve the right to apply cancellation terms which may differ from general terms and conditions for package tour guidelines (YME) 4.1. We follow these cancellation terms regardless of the motive for the cancellation.
3.1. The cancellation is valid only if it sent to Arctic Camera in written form, e.g. by email.
3.2. The advance deposit will not be refunded.
3.3. Should the client cancel the trip less than 30 days before its start date, the client shall be liable for the full amount of the trip’s cost.
3.4. Instead of cancelling the trip, the client may transfer the trip to another individual.
4. Accommodation
If the client has reserved accommodation in a two-room apartment, and we are unable to find a second client toshare the room, the first client will be informed of the extra charge necessary to cover the cost of a single room apartment. In this case, the client will be offered the possibility of either accepting the extra fee or cancelling their reservation altogether. If the client chooses to cancel at this point, the full deposit payment will be refunded to the client.
5. Changes
Arctic Camera travel programs are intended as general guidelines and we reserve the right to change the travel program due to legitimate constraints such as logistics or for other valid reasons: timetables, program, accommodations or travel guide may have to be changed or altered depending on circumstances. Any changes will be decided by Arctic Camera’s owner, Jouni Männistö, and/or the travel guide who often has the best insight to evaluate the changing circumstances during the trip. All possible alterations or changes will be replaced by similar or equivalent solutions, and will not result in a reduction of price or cancellation of the trip without the application of cancellation fees. Arctic Camera ’s terms of cancellation apply in a normal way if a client decides to cancel a trip because of these type of changes.
6. Price Changes
We reserve the right to change the price depending on reasons which are beyond our control, for example, a sudden increase or decrease of over 5% in the price of gasoline, tax, or currency exchange rates. Arctic Camera does not collect any additional payments over the 30 day period preceeding the trip, meaning the client must be notified of any price adjustment before this period.
7. Liability.
Clients must be in a normal state of good health and fitness in order to participate in our trips. The trips are not suitable for physically challenged individuals. The clients movement around and over the terrain is their own responsibility. Our travel prices do not include flight tickets, personal insurance or other personal matters. Arctic Camera is not liable for the loss of personal items, damages, personal sickness or injuries. Arctic Camera is not liable for disappointment, mental or psychological anxiety or other stress incured during a trip.
Arctic Camera is not liable for delays in arrival to, or departure from, the travel destination in cases of unforseen inclement weather. For example, these kind of situations can occur as a result of a snowstorm blocking the roads between the travel destination and the point of arrival or departure. Arctic Camera cannot be held responsible for indirect damages to business affairs resulting from a delay in the client’s departure time. Arctic Camera is not liable for damages resulting from any matter which is not directly related to the company and is beyond our control. Arctic Camera’s trips do not include cancellation compensation. We recommend that our clients take a separate travel insurance which includes an appropriate cancellation security indemnisation. The extent of the insurance should be checked prior to the trip.
Arctic Camera is responsible if the services described in its travel program, were found to not have been of an equivalent quality. Arctic Camera is also responsible for damages directly resulting from its own actions, but not for damages caused by others or third-parties. The client must inform a travel guide or send an email toArctic Camera as quickly as possible in order for the problem to be dealt with in an expedient manner. This includes anything pertaining to the level of services provided. If the client does not notify the guide or Arctic Camera about the problem at the moment of occurrence, it will not be possible to bring up their grievance at a later time. In other cases, the complaint should be sent to Arctic Camera Co. within 30 days of the end of the trip, in writing. The complaints shall be considered on an individual basis. Arctic Camera is not responsible for indirect or unexected damages, nor for damages caused by unspecified circumstances beyond our control.
Possible disputes shall be dealt with according to the District Court of Lapland.
8. Photographing the trip
Arctic Camera’s guides are entitled to photograph the trips and the participants for commercial purposes. Those clients wishing not to appear in such photos should advise Arctic Camera by email beforehand.
9. Client data protection
The clients are protected by EU data protection legislation so Arctic Camera will not share or distribute such data to a third party. If a client wishes that their data not be saved in a register, the client must inform Arctic Camera about this by email.
Special terms and conditions have been updated 5.6.2019
Tmi Arctic Cameran erityismatkaehdot (suomeksi)
Toiminimi Arctic Camera on vastuullinen matkanjärjestäjä, joka kuuluu Kilpailu- ja kuluttajaviraston ylläpitämään matkapalveluyhdistelmien tarjoajien vakuusrekisteriin (Rekisteröintitunnus 456/19/Mj). Järjestämme räätälöityjä lintu- ja luontokuvausmatkoja, linturetkiä sekä maisema- ja luontokuvausworkshoppeja pienille ryhmille ja yksilöille Pohjoismaihin. Matkustajan on syytä tutustua huolella matkaehtoihin kokonaisuudessaan.Maksettuaan ennakkomaksun matkustaja hyväksyy ehdot ja sitoutuu noudattamaan niitä.
Matkan erityisluonteen vuoksi sovellamme Yleisten matkapakettiehtojen lisäksi erityisehtoja, jotka on kerrottu alla. Matkan erityisluonne syntyy siitä, että matka on tietylle asiakasryhmälle räätälöity erikoismatka ja matkakohteessa olevat matkanjärjestäjästä riippumattomat seikat, kuten luonnonolosuhteet saattavat vaikuttaa matkaohjelman sisältöön ja aikatauluihin. Tällaisia ovat esimerkiksi liian kova tuuli estäen ennalta suunnitellut veneretket tai lumimyrskyn tukkiessa tiestöt pääsy autolla kohteeseen tai kohteesta pois saattaa viivästyä.
1 Matkan varaaminen ja maksaminen
Asiakas voi tehdä varauksen sähköpostitse tai puhelimitse, jonka jälkeen Arctic Camera lähettää sähköpostilla tai postitse laskun ennakkomaksun maksamiseksi pankkisiirrolla. Ennakkomaksu on 20 % matkan kokonaishinnasta. Ennakkomaksulla asiakas varmistaa paikan matkalle. Kun ennakkomaksu on maksettu, varaus vahvistetaan sähköpostitse Arctic Cameran toimesta. Tällöin asiakkaan ja Arctic Cameran välille syntyy sopimus.
Matkan loppuerä maksetaan viimeistään 30 vrk ennen matkan alkua. Arctic Camera lähettää asiakkaalle loppuerästä laskun sähköpostilla hyvissä ajoin ennen laskun eräpäivää. Mikäli loppuerän maksusuoritus laiminlyödään, Arctic Cameralla on oikeus purkaa varaus ja pitää jo maksettu ennakkomaksu. Jos matka varataan alle 30 vrk ennen matkan alkua, asiakkaan on maksettava matkan kokonaishinta varausta tehdessä.
Asiakas, joka varaa matkan ryhmän puolesta, on yhdyshenkilö. Yhdyshenkilöllä on oikeus sopia matkanjärjestelyistä Arctic Cameran kanssa ryhmään kuuluvia asiakkaita sitovasti. Yhdyshenkilö vastaa siitä, että ryhmään kuuluvat asiakkaat saavat tiedon matkaehdoista ja muista sovituista asioista.
Päiväretket, jotka eivät sisällä majoitusta, voi asiakas maksaa kokonaisuudessaan retken aikana pankki-/luottokortilla tai käteisellä.
2. Matkan toteutuminen
Matkat toteutuvat vain, jos matkalle on vähintään 4 varausta. Arctic Cameralla on oikeus peruuttaa matka, jos matkalle ei ole ilmoittautunut vähintään 4 osallistujaa. Matkan peruuttamisesta ilmoitetaan viimeistään 30 vrk ennen perutun matkan alkua. Mahdolliset asiakkaan jo maksamat maksut palautetaan asiakkaalle. Arctic Camera ei ota vastuuta asiakkaan lento- tai muiden matkalippujen peruuntumismaksuista, jos asiakas on varannut lennot tai muut matkaliput Ivaloon ennen Arctic Cameran matkan vahvistamista. Tästä johtuen suosittelemme asiakkaillemme ostamaan lentoliput vasta kun matkan toteutuminen on vahvistettu asiakkaalle.
3. Peruutusehdot
Arctic Cameran matkojen erityisluonteen vuoksi sovellamme yleisten matkapakettiehtojen (YME) 4.1. – kohdasta poikkeavia peruutusehtoja. Näitä peruutusehtoja noudatetaan peruutuksen syystä riippumatta.
3.1. Matkan peruutus on voimassa vain, jos se toimitetaan Arctic Cameralle kirjallisena esim. sähköpostilla.
3.2. Ennakkomaksuja ei palauteta
3.3. Mikäli asiakas peruuttaa matkan alle 30 vrk ennen varatun matkan alkua, matkasta peritään kokonaishinta.
3.4. Peruutuksen sijaan asiakas voi siirtää varauksen koskemaan toista henkilöä.
4. Majoitus
Mikäli asiakas on varannut majoituksen kahden hengen huoneessa, emmekä löydä huoneen toiselle paikalle toista asiakasta, asiakkaalle ilmoitetaan yhden hengen huoneen lisähinta. Tällöin asiakkaalle annetaan mahdollisuus päättää, haluaako hän peruuttaa matkan tai maksaa lisähinnan. Jos asiakas päättää peruuttaa matkan tässä vaiheessa, kaikki asiakkaan jo maksamat maksut palautetaan asiakkaalle.
5. Matkan muuttaminen
Arctic Cameran matkaohjelmat ovat tarkoitettu vain yleiseksi ohjeeksi ja pidätämme oikeuden muuttaa matkaohjelmia milloin tahansa logistisista tai muista syistä. Pidätämme oikeuden matkaohjelmaan tuleviin aikataulu- ja ohjelmamuutoksiin, esimerkiksi majoitus- tai matkaopasmuutoksiin. Kaikki tehtävät muutokset päättää Arctic Cameran omistaja Jouni Männistö ja/tai matkaopas, joka usein on parhaassa tilanteessa arvioimaan tilanteen vaatimat muutokset. Kaikki tehtävät muutokset ovat vastaavan tasoisia kuin matkaohjelmassa on kuvattu, eivätkä velvoita hinnanalennukseen tai korvaukseen, eivätkä oikeuta matkan peruuttamiseen ilman peruutusmaksuja. Arctic Cameran peruutusehdot ovat voimassa normaalisti, jos asiakas päättää peruuttaa matkan tällaisten muutosten takia.
6. Hinnan muutokset
Pidätämme oikeuden meistä riippumattomista syistä tehtävään hinnantarkastukseen, jos esim. polttoaine- tai verokustannusten tai mahdollisten valuuttakurssimuutosten johdosta kustannukset nousevat tai laskevat yli 5 %. Arctic Camera ei peri jälkimaksuja alle 30 vrk ennen matkan alkua.
7. Vahinkovastuu
Asiakkaan täytyy olla terve ja peruskuntoinen osallistuakseen matkoillemme. Matkamme eivät sovellu liikuntarajoitteisille, ellemme siitä erikseen mainitse matkakuvauksen yhteydessä. Asiakkaat liikkuvat maastossa omalla vastuullaan.
Matkahintamme eivät sisällä lentomatkoja, henkilökohtaisia vakuutuksia tai muita puhtaasti henkilökohtaisia asioita.
Arctic Camera ei ole korvausvelvollinen henkilökohtaisten tavaroiden katoamisesta ja vahingoista tai henkilökohtaisista sairauksista, onnettomuuksista tai vahingoittumisista.
Arctic Camera ei vastaa asiakkaalle aiheutuneesta pettymyksestä, henkisestä tai psyykkisestä ahdingosta tai muusta epämukavuudesta.
Arctic Camera ei ole korvausvelvollinen, jos matkakohteeseen saapuminen tai matkalta paluu myöhästyy poikkeuksellisten luonnonolosuhteiden hidastaessa matkaa. Tällaisia tilanteita voi tulla esimerkiksi lumimyrskyn sulkiessa tiet matkakohteen ja matkan lähtö/saapumispaikan välillä. Arctic Camera ei ole korvausvelvollinen välillisesti esimerkiksi liikeasioille aiheutuvista vahingoista, jos esimerkiksi matkalta paluu myöhästyy. Arctic Camera ei myöskään ole korvausvelvollinen vahingoista, joiden syntyminen ei ole syytämme tai joiden syntymiseen emme voi vaikuttaa mitenkään. Arctic Cameran matkat eivät sisällä peruutusturvamaksua. Suosittelemme asiakkaitamme ottamaan matkavakuutuksen, johon sisältyy tarpeellinen peruutusturva. Vakuutuksen laajuus on syytä tarkistaa ennen matkaa.
Arctic Camera ottaa vastuun, jos matkaohjelmassa kuvatut palvelut eivät ole kohtuullista tasoa. Arctic Camera ottaa vastuun myös Arctic Cameran aiheuttamista vahingoista, mutta ei vahingoista, jotka johtuvat henkilöistä, joihin meillä ei ole valtaa. Asiakkaan on ilmoitettava matkaoppaalle tai Arctic Cameran sähköpostiin virheestä, joka voidaan korjata jo matkan aikana, välittömästi kun virhe on havaittu. Tämä sisältää mm. palveluiden tason. Mikäli asiakas ei ilmoita virheestä tällöin, asiakas ei ole myöhemmin oikeutettu vetoamaan Arctic Cameran suorituksessa olleeseen virheeseen. Muissa tapauksissa valitukset tulee lähettää Arctic Cameralle kirjallisena viimeistään 30 vrk matkan loputtua. Valitukset käsitellään tapauskohtaisesti.
Arctic Camera ei ole vastuussa välillisistä tai odottamattomista vahingoista eikä ylitsepääsemättömien tai odottamattomien asioiden aiheuttamista vahingoista, joita se ei olisi pystynyt estämään.
Mahdolliset riita-asiat tullaan käsittelemään Suomen lakien mukaisesti Lapin käräjäoikeudessa.
8. Matkan valokuvaaminen
Arctic Cameran oppailla on matkoilla oikeus ottaa valokuvia asiakkaista ja matkatilanteista mainostarkoituksiin. Asiakkaiden, jotka eivät halua kuviaan käytettävän, on ilmoitettava siitä Arctic Cameralle sähköpostilla ennen matkan alkua.
9. Asiakastietojen käsittely
Asiakkaat ovat tietosuojalain turvaamia, joten Arctic Camera ei luovuta asiakastietoja eteenpäin kolmannelle osapuolelle. Jos asiakas ei halua tietojaan säilytettävän, asiakkaan tulee ilmoittaa siitä Arctic Cameralle sähköpostilla. Ks. tietosuojarekisteriote.
Erityismatkaehdot on päivitetty 5.6.2019/Jouni Männistö